面对时间有限的主管，必须在短时间内精准表达重点，并有效引导对方做出必要的决定和判断。如何让主管愿意听你说？掌握先取得同意、先讲结论的向上沟通技巧，让报告、请示与确认更有效率。本文节录自《为什么你每天都很忙，工作却做不完？》。
文／井出元子
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- 让对方愿意倾听的说话方式
- 先说结论，再补充原因和背景
让对方愿意倾听的说话方式
面对总是行程紧凑、时间有限的主管，我们必须在短时间内精准表达重点，并有效引导对方做出必要的决定和判断。因此，最重要的第一步骤是要让对方愿意听你说话。例如，可以先这样开口：「有件关于○○的事情需要您的指示，不知道能否耽误您两分钟的时间？」或是「想和您报告关于○○的状况，请问什么时候方便谈一下呢？」，先询问主管取得他的同意和理解。当对方回答「好的」、「现在可以」时，就等于开启了愿意聆听的模式。
接下来的关键在于，是否能用一句话明确说出想谈的内容，就像是先帮想说的事下一个标题。忙碌而时间有限的主管会根据你说的这句话，快速判断是否需要立即处理，还是可以延后再谈。
如果事情有急迫性，记得也要补充说明为什么「现在」就需要抽空处理的原因。例如：「场地预约的截止日期快到了，想跟您确认一下活动的安排」或「需要您做决定的期限快到了」等等。如此一来，对方就能理解你此刻前来的必要性，也比较愿意立刻给予回应。
掌握主管的时间，进行询问和确认
若无急迫性，可提出 [事项] 和 [时段] 与主管约好时间
- 想和您谈〇〇的事，请问今天有30分钟左右的时间吗？
- 想和您确认□□的事 请问这个星期，您什么时候有1小时左右的时间呢？
※「和主管谈话的时间」也应先预留弹性和缓冲。主管也有自己的行程安排，可能无法立即回应
先说结论，再补充原因和背景
有时会听到年轻的员工说：「主管太忙了，根本没时间听我说话，该问的事情也没办法问清楚。」但其实，能否让主管听你说话，关键在于你怎么表达。
应该先把结论讲出来。如果希望主管帮你做某件事，就必须在一开始直接切入主题。至于原因、来龙去脉等背景说明，可以放在后面补充。
不论是面对面谈话或是用电子邮件，对方最关心的其实是「你现在要我做什么？」或是「我必须採取什么行动？」如果一开始就讲清楚这一点，对方就更容易掌握整体内容。相反地，如果要等听完整段话，才能知道有什么需求，那对方一开始就会不知道该用什么立场或态度来听你说话，自然也就不容易抓住重点。
站在说话者的角度，常会想把来龙去脉依序交代清楚。但在职场中，更有效率的沟通方式是先明确说出「结论」。这样可以帮助对方更快进入状况，也能让沟通更顺利。
先说重要的部分＝先讲「结论」
- （核心结论）： 〇〇工业的零件交期会延后3天。 请问该如何处理？
- （补充叙述）： 听说是因为昨天的颱风导致漏水， 机器故障。 修理需要2天半的时间。
节录自：宝鼎出版《为什么你每天都很忙，工作却做不完？：AI时代职场人不被取代的工作基本功》／井出元子 着
向上管理沟通协调职场人际